I.3.2. Compartiment Comunicare și Tehnologia Informației

I.3.2. Compartiment Comunicare și Tehnologia Informației

- primește și înregistrează corespondența potrivit rubricației registrului general de intrare-ieșire;

- monitorizează mass-media, studiază presa locală și națională din ziare și de pe internet în vederea depistării articolelor care au legătură cu domeniile de activitate ale Direcției generale și le centralizează într-o arhivă primară;

- redactează comunicate de presă, informări de presă, invitații de presă și le transmite către mass-media;

- desemnează un purtător de cuvânt care va reprezenta Direcția generală în relațiile cu presa în absența Directorului executiv. Purtătorul de cuvânt acordă interviuri;

- promovează imaginea Direcției generale prin realizarea de materiale de informare – prezentare, afișe, pliante, fluturași, prezentări power-point;

- informează personalul din cadrul Direcției generale și beneficiarii sistemului despre reglementările privind dreptul la imagine și accesul la informații;

- oferă suport în realizarea demersurilor necesare pentru vizitarea centrelor din cadrul instituției și pentru a obține informații în formă foto, video, audio și scrisă;

- asigură accesul solicitanților la informațiile de interes public, din oficiu sau la cerere conform legislației în vigoare;

- înregistrează toate solicitările de interes public adresate instituției în baza Legii nr. 544/2001 într-un registru special, colaborează cu compartimentele din cadrul direcției în vederea rezolvării cererilor asigurând trimiterea răspunsului în termen legal;

- înregistrează petițiile în Registrul de evidență a Petițiilor, cu precizarea termenului de trimitere a răspunsului și colaborează cu compartimentele din cadrul direcției în vederea rezolvării solicitărilor;

- distribuie serviciilor, birourilor și compartimentelor abilitate sesizări și petiții primite din partea solicitanților, conform rezoluției Directorului executiv;

- monitorizează termenele în care au fost soluționate cererile și petițiile;

- îndrumă persoanele solicitante către serviciile specializate din cadrul direcției sau a altor instituții publice, după caz;

- colaborează cu alte instituții responsabile pentru a facilita accesul persoanelor la serviciile/prestațiile care li se cuvin, potrivit legii;

- asigură, fără discriminare și la cerere, înregistrarea solicitărilor în registrul de audiențe al instituției;

- asigură înregistrarea tuturor documentelor, de circuit inters și extern, într-un registru general de intrări-ieșiri și realizează evaluarea inițială a documentelor;

- organizează mapele de corespondență ale serviciilor, asigurând astfel distribuirea corespondenței dinspre conducere către toate departamentele Direcției generale pe bază de condică de predare – primire a corespondenței, precum și în sens invers;

- răspunde de păstrarea și folosirea, în condițiile legii, a ștampilelor Direcției generale și aplicarea acesteia pe semnătura conducătorului instituției;

- respectă normele interne de primire, înregistrare și circulație a documentelor;

- asigură preluarea faxurilor/apelurilor telefonice și direcționarea lor;

- preia legăturile telefonice și faxurile pentru aparatul propriu;

- asigură transmiterea prin poșta militară a documentelor oficiale către alte instituții de stat;

- pregătește corespondența primită potrivit dispoziției conducerii;

- ridică și transmite corespondența de la și către oficiul poștal;

- răspunde de corecta gestiune a timbrelor;

- asigură accesul la informațiile de interes public comunicate din oficiu sau la cerere, în condițiile legii;

- asigură buna organizare și funcționare a punctului de informare-documentare pentru accesul publicului la informațiile de interes public difuzate din oficiu;

- asigură informarea internă a personalului;

- asigură informarea interinstituțională;

- primește și înregistrează cererile persoanelor care solicită, în scris, informații de interes public;

- redactează răspunsul către solicitant împreună cu informația de interes public sau cu motivația întârzierii ori a respingerii solicitării, în condițiile legii;

- transmite solicitarea către instituțiile sau autoritățile competente și informează solicitantul despre aceasta, în cazul în care solicitarea nu se încadrează în competențele D.G.A.S.P.C.;

- ține evidența răspunsurilor la cererile adresate în scris către persoanele care solicită informații de interes public;

- asigură asistență pentru întocmirea documentației prin care cetățenii solicită eliberarea unor documente, autorizații, certificate sau alte tipuri de acte oficiale;

- îndrumă cetățenii către instituțiile care au competență în rezolvarea problemelor ridicate;

- primește sugestii, reclamații, plângeri, direcționându-le către compartimentele vizate și urmărește transmiterea răspunsurilor în timp util;

- furnizează informații de larg interes cetățenesc (acte normative, evenimente importante pentru comunicate, modul de acces la alte tipuri de servicii publice etc.);

- oferă cerățenilor informații de orinetare juridică, colaborând dacă este necesar cu compartimentele de specialitate ale Direcției;

- întocmește raportul de activitate privind accesul la informațiile de interes public, în conformitate cu prevederile legale;

- asigură primirea, evidența și transmiterea spre rezolvare, la compartimentele de resort a petițiilor cetățenilor, precum și a propunerilor forumlate de aceștia și ia măsuri pentru expedierea la timp a răspunsurilor, cu încadrarea în prvederile legale;

- întocmește, semestrial, raportul privind activitatea proprie de soluționare a petițiilor și îl înaintează, spre analiză, conducerii;

- colaborează cu factorii implicați în activitatea mass-media din județ pentru o reciprocă informare în domeniu;

- informează operativ despre luările de poziții în presă, radio sau televiziune, ori pe alte căi, ale unor organizații, organisme, grupuri de persoane sau persoane față de activitatea D.G.A.S.P.C.;

- asigură, periodic sau de fiecare dată când activitatea D.G.A.S.P.C.  prezintă un interes public imediat, difuzarea de comunicate, informări de presă, organizarea de conferințe de presă, interviuri sau briefinguri;

- asigură evidența tuturor documentelor legate de activitatea mass-media;

- instruiește utilizatorii sistemelor de calcul, conectate sau neconectate în rețeaua proprie;

- întreține și exploatează atât echipamentul de calcul din dotare, cât și produsele-program și sistemele informatice din cadrul instituției;

- facilitează și acordă asitență tehnică la implenetarea, testarea și exploatarea produselor-program din cadrul instituției;

- acordă asistență tehnică la întocmirea rapoartelor statistice sau a altor documente solicitate de diverse instituții și/sau autorități publice;

- colaborează cu toate compartimentele, birourile, serviciile și centrele din cadrul instituției în vederea asigurării bunei funcționări a sistemelor de calcul și a echipamentelor din dotarea acestora;

- gestionează informațiile și politicile de securitate ale sistemelor de calcul în conformitate cu legistația în vigoare;

- concepe și implementează baze de date pentru compartimente, birouri și servicii pentru optimizarea activității acestora;

- asigură întreținerea și actualizarea site-ului D.G.A.S.P.C.  pe baza modificărilor comunicate de serviciile interesate;

- contribuie la întocmirea Regulamentului de organizare și funcționare a Direcției prin stabilirea atribuțiilor specifice serviciului;

- urmărește evoluția indicatorilor de performanță pentru activitatea D.G.A.S.P.C. și asigură publicarea lor pe site-ul Direcției.